Une adresse email professionnelle est devenue indispensable pour toute entreprise ou entrepreneur souhaitant projeter une image crédible. Mais comment obtenir une adresse du type [email protected] sans dépenser une fortune ? Cet article vous guide pas à pas pour créer gratuitement votre adresse email pro et optimiser votre présence en ligne.
Table des matières
- 1 Pourquoi opter pour une adresse email professionnelle ?
- 2 Étape 1 : Choisir un nom de domaine
- 3 Étape 2 : Souscrire à un hébergement web avec domaine offert
- 4 Étape 3 : Créer son compte chez l’hébergeur choisi
- 5 Étape 4 : Configurer son nom de domaine
- 6 Étape 5 : Créer son adresse email professionnelle
- 7 Étape 6 : Configurer son client de messagerie
- 8 Optimiser l’utilisation de son adresse email professionnelle
- 9 Sécuriser son adresse email professionnelle
Pourquoi opter pour une adresse email professionnelle ?
Avant d’entrer dans le vif du sujet, examinons les principaux avantages d’une adresse email professionnelle :
- Crédibilité accrue : une adresse en @votreentreprise.com inspire davantage confiance qu’un simple @gmail.com
- Image de marque renforcée : votre adresse email véhicule l’identité de votre entreprise
- Meilleure délivrabilité : les emails professionnels sont moins susceptibles de finir dans les spams
- Séparation vie pro/perso : gardez vos communications professionnelles distinctes
- Evolutivité : créez facilement de nouvelles adresses au fur et à mesure de votre croissance
Maintenant que nous avons cerné les enjeux, passons aux étapes pratiques pour obtenir votre précieuse adresse email pro.
Étape 1 : Choisir un nom de domaine
Le nom de domaine est la partie qui suit le @ dans votre adresse. C’est l’élément clé pour créer une adresse email véritablement professionnelle. Voici quelques conseils pour bien le choisir :
Critères pour un bon nom de domaine
- Court et mémorisable : privilégiez un nom concis et facile à retenir
- Représentatif de votre activité : il doit évoquer clairement votre secteur
- Unique : vérifiez sa disponibilité via un registrar
- Extension adaptée : .com, .fr, .net selon votre cible
- Évitez les chiffres et tirets : ils compliquent la mémorisation
Une fois votre nom de domaine choisi, il faut l’enregistrer auprès d’un bureau d’enregistrement (registrar). Mais avant cela, voyons comment obtenir un hébergement web qui vous offrira gratuitement votre nom de domaine.
Étape 2 : Souscrire à un hébergement web avec domaine offert
Pour créer une adresse email pro gratuite, la solution la plus avantageuse consiste à souscrire à une offre d’hébergement web incluant un nom de domaine offert. Certains hébergeurs proposent des formules très abordables tout en offrant le domaine et des adresses email professionnelles.
Comparatif des meilleures offres d’hébergement avec domaine et emails inclus
| Hébergeur | Offre de base | Prix/mois | Domaine offert | Nombre d’emails |
|---|---|---|---|---|
| Hostinger | Premium | 2,99€ | Oui (1 an) | 100 |
| OVHcloud | Perso | 2,99€ | Oui (.fr) | 5 |
| PlanetHoster | World | 4,95€ | Oui (à vie) | Illimité |
| o2switch | Start | 5,99€ | Non | Illimité |
Parmi ces offres, Hostinger se démarque avec son excellent rapport qualité/prix et ses 100 adresses email incluses. Voyons en détail comment procéder avec cet hébergeur pour créer votre adresse email pro gratuitement.
Étape 3 : Créer son compte chez l’hébergeur choisi
Prenons l’exemple d’Hostinger pour illustrer la démarche :
- Rendez-vous sur le site d’Hostinger et sélectionnez l’offre Premium
- Choisissez la durée d’engagement (plus elle est longue, plus le tarif est avantageux)
- Au moment de la commande, saisissez le nom de domaine souhaité
- Créez votre compte utilisateur en renseignant vos informations
- Procédez au paiement (2,99€/mois sur 48 mois par exemple)
Une fois votre compte activé, vous aurez accès à votre panneau de contrôle pour gérer votre hébergement, votre domaine et vos adresses email.
Étape 4 : Configurer son nom de domaine
Votre nom de domaine est normalement déjà pré-configuré par l’hébergeur. Vérifiez tout de même dans votre espace client que les serveurs DNS sont correctement paramétrés. Ce sont eux qui feront le lien entre votre nom de domaine et votre hébergement.
Vérification des serveurs DNS
- Connectez-vous à votre espace client Hostinger
- Allez dans la section “Domaines”
- Cliquez sur votre nom de domaine
- Vérifiez que les serveurs DNS pointent bien vers Hostinger
Si ce n’est pas le cas, contactez le support de l’hébergeur qui vous guidera pour effectuer les modifications nécessaires.
Étape 5 : Créer son adresse email professionnelle
Nous y voilà enfin ! Voici comment créer concrètement votre adresse email pro :
- Dans votre espace client, allez dans la section “Email”
- Cliquez sur “Créer une nouvelle adresse email”
- Choisissez la partie locale de l’adresse (avant le @)
- Sélectionnez votre nom de domaine dans la liste
- Définissez un mot de passe sécurisé
- Validez la création
Et voilà ! Votre adresse email professionnelle est créée. Vous pouvez maintenant l’utiliser pour envoyer et recevoir des emails via le webmail fourni par l’hébergeur.
Exemples de formats d’adresses email professionnelles
| Format | Exemple | Utilisation recommandée |
|---|---|---|
| prenom.nom@ | [email protected] | Adresse personnelle |
| initiale.nom@ | [email protected] | Si noms longs |
| fonction@ | [email protected] | Pour les rôles |
| service@ | [email protected] | Pour les départements |
| contact@ | [email protected] | Adresse générique |
Choisissez le format qui correspond le mieux à votre activité et à votre structure.
Étape 6 : Configurer son client de messagerie
Pour utiliser votre nouvelle adresse email pro sur votre ordinateur ou smartphone, vous devez la configurer dans un client de messagerie. Voici la marche à suivre pour les principaux logiciels :
Configuration sur Outlook
- Ouvrez Outlook et allez dans “Fichier” > “Ajouter un compte”
- Saisissez votre adresse email pro
- Cliquez sur “Configuration manuelle”
- Choisissez “POP ou IMAP”
- Renseignez les informations suivantes :
- Serveur entrant : mail.votredomaine.com
- Serveur sortant : mail.votredomaine.com
- Nom d’utilisateur : votre adresse email complète
- Mot de passe : celui défini à la création
- Testez les paramètres et finalisez la configuration
Configuration sur Gmail
- Connectez-vous à votre compte Gmail
- Cliquez sur l’icône d’engrenage > “Voir tous les paramètres”
- Allez dans l’onglet “Comptes et importation”
- Cliquez sur “Ajouter une adresse e-mail”
- Saisissez votre nom et votre adresse email pro
- Choisissez “Importer les e-mails de mon autre compte (POP3)”
- Renseignez les paramètres du serveur fournis par votre hébergeur
- Validez la configuration
Vous pourrez ainsi envoyer et recevoir des emails avec votre adresse pro directement depuis l’interface de Gmail.
Optimiser l’utilisation de son adresse email professionnelle
Maintenant que votre adresse email pro est opérationnelle, voici quelques conseils pour en tirer le meilleur parti :
Créer une signature email percutante
Une signature bien conçue renforce votre image professionnelle. Elle doit inclure :
- Votre nom complet
- Votre fonction
- Le nom de votre entreprise
- Vos coordonnées (téléphone, site web)
- Éventuellement, le logo de votre entreprise
Exemple de signature email professionnelle :
Jean Dupont Directeur Commercial Entreprise ABC Tel : 01 23 45 67 89 www.entreprise-abc.com [Logo]
Mettre en place des filtres et des dossiers
Pour gagner en productivité, organisez vos emails dès leur réception :
- Créez des dossiers thématiques : clients, fournisseurs, administratif, etc.
- Paramétrez des filtres automatiques pour trier les emails entrants
- Utilisez des étiquettes pour catégoriser vos messages
Ces astuces vous permettront de garder une boîte de réception ordonnée et de retrouver facilement vos emails importants.
Adopter les bonnes pratiques de communication par email
Pour tirer pleinement profit de votre nouvelle adresse email pro, gardez à l’esprit ces principes :
- Soyez concis : allez droit au but dans vos messages
- Utilisez un objet clair : il doit résumer le contenu de l’email
- Relisez-vous : évitez les fautes d’orthographe qui nuisent à votre image
- Respectez la nétiquette : soyez poli et professionnel dans vos échanges
- Répondez rapidement : un délai de 24h-48h est généralement apprécié
Sécuriser son adresse email professionnelle
La sécurité de votre adresse email pro est cruciale pour protéger vos données et celles de vos clients. Voici les mesures essentielles à mettre en place :
Utiliser un mot de passe robuste
Votre mot de passe est la première ligne de défense de votre compte email. Pour le rendre inviolable :
- Utilisez au moins 12 caractères
- Mélangez majuscules, minuscules, chiffres et caractères spéciaux
- Évitez les informations personnelles devinables
- Optez pour une phrase de passe plutôt qu’un mot
Exemple de mot de passe fort : “J’aime-les-Fraises&laCreme2024!”
Activer l’authentification à deux facteurs
Cette méthode ajoute une couche de sécurité supplémentaire en exigeant un second élément d’identification en plus du mot de passe. Généralement, il s’agit d’un code envoyé par SMS ou généré par une application dédiée.
Pour l’activer :
- Allez dans les paramètres de sécurité de votre compte email
- Recherchez l’option “Authentification à deux facteurs” ou “2FA”
