Les logiciels de planification : l’atout discret des entreprises

Des outils efficaces pour gérer les plannings

La gestion des plannings représente un casse-tête pour de nombreux responsables d’équipes. Entre absences de dernière minute, demandes de congés et remplacements, le planning peut vite virer au sac de nœuds. Heureusement, des solutions logicielles spécialisées simplifient grandement la tâche. Tour d’horizon de ces précieux assistants.

On les appelle logiciels de planification du personnel, ou tout simplement logiciels de planification. Leur rôle ? Permettre aux manageurs et aux ressources humaines de créer facilement les plannings de leurs équipes, puis de les diffuser instantanément à tous les collaborateurs. Fini les tableaux Excel ou les plannings papier accrochés au mur !

Ces outils centralisent toute la gestion des plannings au sein d’une interface unique, ergonomique et pensée pour simplifier la vie des encadrants. Plus besoin de passer des heures à saisir manuellement toutes les informations ou à prévenir chaque salarié individuellement en cas de changement.

Tout est automatisé pour un gain de temps considérable ! Explications.

Une solution SaaS ultra-pratique

Les logiciels de planification sont des solutions « Software as a Service » (SaaS) accessibles en ligne. Concrètement, il s’agit d’applications hébergées dans le cloud que l’on utilise via son navigateur web ou une application mobile dédiée, sans rien installer sur ses ordinateurs.

L’entreprise loue simplement l’accès à la solution, le plus souvent via un abonnement mensuel. Elle n’a donc aucun serveur à gérer, tout est pris en charge par l’éditeur. Une formule flexible et économique, parfaitement adaptée aux petites et moyennes organisations ne disposant pas de gros moyens techniques.

Côté utilisation, la prise en main est généralement très rapide. Les interfaces ont été pensées pour être le plus simple possible, avec une courbe d’apprentissage minimale. En quelques clics, on créé ses plannings, ses profils salariés, et le tour est joué !

Des fonctionnalités complètes

Concrètement, que permettent ces logiciels ? Tout d’abord, le responsable des plannings dispose d’une console lui permettant de définir facilement les emplois du temps de toute son équipe. Jours travaillés, heures de début et de fin, pauses… Tout s’ajoute visuellement de manière très intuitive.

Les profils de chaque employé sont pré-renseignés dans le système, avec leurs jours de congés et leurs préférences. Le logiciel tient compte de toutes ces informations pour permettre de créer les plannings rapidement, sans risque d’oubli.

Une fois terminé, le planning est envoyé automatiquement à toute l’équipe par notification. Plus besoin d’utiliser le tableau d’affichage ou d’envoyer des mails interminables, un gain de temps précieux !

Les salaries peuvent même interagir avec leur propre emploi du temps : demander des congés, proposer des échanges de créneaux, signaler des absences exceptionnelles… Là encore, tout est automatisé pour simplifier les interactions et éviter les aller-retours incessants d’information.

De nombreuses autres options viennent compléter le tableau. Certains logiciels intègrent par exemple un module de pointage pour que les employés badgent quand ils arrivent et partent. D’autres autorisent la gestion des temps partiels et des heures supplémentaires. Il existe même des solutions capables de gérer toute la paye à partir des heures saisies !

Les 6 atouts clés d’un logiciel de planification

Plus précisément, quelles difficultés ces logiciels permettent-ils de résoudre ? Comment rendent-ils la vie plus facile aux responsables d’équipes ? Petit tour des principaux avantages.

1. Gagner un temps fou

C’est LE principal bénéfice pour les manageurs débordés ! Fini le temps perdu à créer artisanalement les plannings dans des tableursExcel abscons. Terminé aussi les allers-retours interminables par mails et papier pour informer du moindre changement…

Avec un logiciel dédié, en quelques clics l’emploi du temps hebdomadaire est bouclé. Et n’importe quelle modification est immédiatement répercutée à toute l’équipe sans effort ! Un confort indéniable pour les responsables RH et les manageurs.

2. Gérer les aléas en toute sérénité

Entre absences de dernière minute, congés imprévus ou demandes de modification, les plannings font face en permanence à une myriade d’aléas complexes à gérer. Heureusement, les logiciels de planification intègrent nativement tous ces cas de figure !

Les salariés peuvent ainsi demander eux-mêmes leurs congés ou signaler des absences via le logiciel. Ces demandes sont automatiquement remontées aux manageurs pour validation. Et si besoin, le logiciel peut même suggérer des remplacements en fonction des disponibilités de chacun !

Résultat : on gère toutes les modifications en quelques clics, sans stress ni perte de temps. Terminé les maux de tête pour trouver des remplaçants !

3. Disposer de données fiables

Les logiciels de planning enregistrent précieusement toutes les informations définissant les emplois du temps : jours travaillés de chacun, heures supplémentaires, absences, congés… Autant de données extrêmement utiles pour anticiper et mieux planifier.

On peut par exemple comparer le planning actuel à celui de l’an dernier pour estimer la charge à venir sur telle période. Ou encore vérifier le nombre de congés restants pour chaque salarié avant d’en accorder de nouveaux. De quoi prendre les bonnes décisions en connaissance de cause !

4. Optimiser le dimensionnement des équipes

Grâce aux statistiques collectées, les logiciels de planification permettent aussi d’analyser finement l’activité passée pour mieux dimensionner les plannings. On repère par exemple les moments de suractivité où il aurait fallu plus de personnel.

En croisant ces informations avec les projections commerciales, on optimise le calendrier en anticipant les besoins en terme d’effectifs. Bref, fini le sous-effectif chronique ou les plannings surchargés ! Les équipes sont dimensionnées de manière scientifique.

5. Se mettre en conformité facilement

Suivre avec précision les heures travaillées permet aussi de respecter plus facilement les exigences légales, comme les 35 heures ou le paiement des heures supplémentaires. Même constat pour le suivi des congés, récupérations et temps partiels imposés par le Code du travail.

Les logiciels de planning intègrent nativement toutes ces spécificités pour garantir des planifications 100% conformes. Et ce même quand les effectifs ou les plannings se complexifient ! De quoi éviter bien des tracas avec l’inspection du travail.

6. S’adapter à la croissance

Dernier point et non des moindres, les solutions logicielles s’adaptent parfaitement à la montée en charge des effectifs. Peu importe que vous gériez 10 ou 500 salariés, l’effort reste identique puisque tout est automatisé !

A l’inverse des plannings Excel, il n’y a pas de limite au nombre de lignes et de colonnes. On ajoute autant d’employés que nécessaires en quelques clicks sans que la complexité augmente. Une flexibilité très appréciable pour accompagner sereinement la croissance.

Bien choisir son logiciel de planning

Sur le marché foisonnant des éditeurs de logiciels RH, tous ne se valent pas. Avant de sélectionner LA solution qui transformerait le quotidien de vos équipes, quelques points clés sont à passer au crible.

La simplicité avant tout

Inutile d’investir dans un logiciel ultra-complet à des années lumières des besoins réels. Privilégiez avant tout un outil simple, pragmatique, qui se prendre en main intuitivement et rapidement.

La courbe d’apprentissage doit être minimale pour une adoption facile par les manageurs pas forcément experts en informatique. Évitez les usines à gaz trop complexes, passez votre chemin si vous ne comprenez pas l’interface au premier coup d’oeil !

Une solution mobile indispensable

Le logiciel doit impérativement proposer une application mobile à la hauteur pour les salariés. Ces derniers doivent pouvoir consulter le planning, poser des congés ou badger depuis leur smartphone, et ce même sans connexion internet.

Privilégiez donc les solutions « full web » conçues d’emblée pour une utilisation multi-devices, plutôt que de simples déclinaisons d’outils initialement prévus pour l’ordinateur de bureau. Auquel cas l’expérience mobile risque de se révéler décevante !

Ne lésiner pas sur la sécurité

Comme tout outil manipulant des données personnelles et sensibles, le logiciel de planification se doit d’intégrer solides fonctionnalités de sécurité.

Contrôle d’accès, chiffrement des communications, protections contre la fraude… Vérifiez que l’éditeur soit intraitable sur la sécurité et la conformité RGPD ! Vos données RH méritent le plus haut degré de protection.

Un rapport qualité/prix imbattable

Dernier point, mais non des moindres : assurez vous d’un excellent rapport qualité/prix par rapport aux fonctionnalités évoquées plus haut. Pour un budget modique, vous devez pouvoir bénéficier d’une solution complète, fiable et pérenne.

De nombreuses jeunes pousses proposent désormais des offres SaaS très accessibles financièrement, permettant même aux TPE de profiter de technologies auparavant réservées aux grands groupes. Une révolution qui devrait vous permettre de faire des économies substantielles !

En synthèse

Avec l’essor du SaaS, les logiciels de planification du personnel se démocratisent à grande vitesse. De quoi ravir les manageurs et responsables RH en quête de simplification !

Grâce à l’automatisation des tâches fastidieuses, ces solutions leur font gagner un temps précieux tout en fiabilisant les plannings. En prime, elles apportent de nouvelles capacités d’analyse des données RH, utiles pour optimiser les plannings et anticiper les besoins en personnel.

Reste ahora à trouver la perle rare parmi la multitude d’acteurs présents sur ce marché en pleine explosion !